Как в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) сформировать отчет для контроля наличия оригиналов первичных документов
В этой статье мы подробно расскажем, как в программе 1С:Бухгалтерия сформировать отчет для контроля наличия оригиналов первичных документов. Чтобы контролировать получение первичных документов от контрагентов в программе существует специальное поле.
Первичная учетная документация — это документы, подтверждающие факт совершения каких-либо операций, относящиеся к организационной или хозяйственной деятельности предприятия. Форма первичной документации имеет строго определенный вид, утвержденный законодательством Российской Федерации. Особое значение данная документация имеет для бухгалтерского учета, так как без неё произведенные операции не принимаются к учету и не отражаются в бухучете.
Чтобы контролировать получение первичных документов от контрагентов в программе 1С:Бухгалтерия существует специальное поле Оригинал, которое служит для установления отметки о получении первичной документации. Получить доступ к данному полю можно перейдя в документы поступления во вкладку Дополнительно, оно доступно для следующих видов операций:
Особенно полезной будет данное поле для предприятий, где отсутствует электронный документооборот с контрагентами, в результате чего первичная документация вводится в ручном режиме оператором.
Создание отчета «Реестр документов»
Чтобы сформировать отчет о наличии первичных документов по различным организационным или хозяйственным операциям предприятия, необходимо выполнить следующие действия:
перейти в раздел Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
В открывшемся окне Поступление (акты, накладные, УПД) жмем на кнопку Печать, в выпадающем списке находим и выбираем пункт Реестр документов, как показано на примере ниже.
В сформированном отчете Реестр документов необходимо нажать кнопку Показать настройки, в результате мы перейдем во вкладку Оформление. В данной вкладке программой установлены стандартные настройки полей: дата, документ, номер и т.д. Нам нужно установить галочку напротив поля Оригинал, дополнительно (при необходимости) можно установить галочку напротив других полей из списка. После выбора необходимых полей - жмем кнопку Сформировать.
В результате мы можем теперь наблюдать наличие колонки Оригинал с возможностью выбора наличия оригинала первичной документации.
Отчет можно сформировать с отбором по значению, тем самым вывести в отчет только те документы, по которым есть или нет оригиналов первичных документов.
Чтобы выполнить данный отбор необходимо нажать кнопку Показать настройки — Отбор, далее добавляем поле отбора Оригинал и задаем для него значения, по котором будет происходить сравнения равно и значение для отбора.
Дополнительно можно сформировать отчет по конкретному контрагенту, для этого устанавливаем отбор по значению в поле Контрагент: Показать настройки, вкладка Отбор, устанавливаем галочку поля Контрагент, указываем вид сравнения равно и значение для отбора. В результате мы можем наблюдать сформированный отчет с указанием наличия оригиналов (да) или отсутствия (нет) первичной документации в столбце Оригинал.
Далее жмем кнопку Еще - Вывести список. В результате откроется окно, где нужно будет установить/снять галочку напротив колонок, которые должны быть отображены/скрыты в отчете. Важно убедиться, что галочка установлена напротив колонки Оригинал. Установка галочки напротив пункта Только выделенные позволит вывести в отчет только выделенные строки из списка документов. После выбора требуемых колонок - жмем кнопку ОК, чтобы сформировать отчёт.
В результате мы можем наблюдать сформированный отчет с указанием наличия оригиналов (да) или отсутствия (нет) первичной документации в столбце Оригинал.
Если необходимо сформировать отчет только по конкретному контрагенту, то нужно перед созданием отчета, в списке документов в поле Контрагент выбрать соответствующего контрагента из справочника, все остальные действия выполняются аналогично описанной инструкции ранее.
Чтобы сформировать отчет за определенный период времени, необходимо перед созданием отчета, по кнопке Еще выбрать Установить период и указать соответствующий период.
Чтобы контролировать получение первичных документов от контрагентов в программе 1С:Бухгалтерия существует специальное поле Оригинал, которое служит для установления отметки о получении первичной документации. Получить доступ к данному полю можно перейдя в документы поступления во вкладку Дополнительно, оно доступно для следующих видов операций:
- товары, услуги, комиссия;
- материалы в переработку;
- оборудование;
- объекты строительства.
Особенно полезной будет данное поле для предприятий, где отсутствует электронный документооборот с контрагентами, в результате чего первичная документация вводится в ручном режиме оператором.
Создание отчета «Реестр документов»
Чтобы сформировать отчет о наличии первичных документов по различным организационным или хозяйственным операциям предприятия, необходимо выполнить следующие действия:
перейти в раздел Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
В открывшемся окне Поступление (акты, накладные, УПД) жмем на кнопку Печать, в выпадающем списке находим и выбираем пункт Реестр документов, как показано на примере ниже.
В сформированном отчете Реестр документов необходимо нажать кнопку Показать настройки, в результате мы перейдем во вкладку Оформление. В данной вкладке программой установлены стандартные настройки полей: дата, документ, номер и т.д. Нам нужно установить галочку напротив поля Оригинал, дополнительно (при необходимости) можно установить галочку напротив других полей из списка. После выбора необходимых полей - жмем кнопку Сформировать.
В результате мы можем теперь наблюдать наличие колонки Оригинал с возможностью выбора наличия оригинала первичной документации.
Отчет можно сформировать с отбором по значению, тем самым вывести в отчет только те документы, по которым есть или нет оригиналов первичных документов.
Чтобы выполнить данный отбор необходимо нажать кнопку Показать настройки — Отбор, далее добавляем поле отбора Оригинал и задаем для него значения, по котором будет происходить сравнения равно и значение для отбора.
Дополнительно можно сформировать отчет по конкретному контрагенту, для этого устанавливаем отбор по значению в поле Контрагент: Показать настройки, вкладка Отбор, устанавливаем галочку поля Контрагент, указываем вид сравнения равно и значение для отбора. В результате мы можем наблюдать сформированный отчет с указанием наличия оригиналов (да) или отсутствия (нет) первичной документации в столбце Оригинал.
Создание отчета «Список документов»
Чтобы сформировать данный вид отчета в программе 1С:Бухгалтерия необходимо перейти в раздел Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД).
Далее жмем кнопку Еще - Вывести список. В результате откроется окно, где нужно будет установить/снять галочку напротив колонок, которые должны быть отображены/скрыты в отчете. Важно убедиться, что галочка установлена напротив колонки Оригинал. Установка галочки напротив пункта Только выделенные позволит вывести в отчет только выделенные строки из списка документов. После выбора требуемых колонок - жмем кнопку ОК, чтобы сформировать отчёт.
В результате мы можем наблюдать сформированный отчет с указанием наличия оригиналов (да) или отсутствия (нет) первичной документации в столбце Оригинал.
Если необходимо сформировать отчет только по конкретному контрагенту, то нужно перед созданием отчета, в списке документов в поле Контрагент выбрать соответствующего контрагента из справочника, все остальные действия выполняются аналогично описанной инструкции ранее.
Чтобы сформировать отчет за определенный период времени, необходимо перед созданием отчета, по кнопке Еще выбрать Установить период и указать соответствующий период.